Μελέτη χρήσης ΕΛ/ΛΑΚ στον Δημόσιο Τομέα: Λογισμικό στους Ο.Τ.Α.

Στο παρόν κεφάλαιο θα αναλυθεί η παρούσα κατάσταση των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α’ βαθμού στην Ελλάδα, με έμφαση στον τρόπο λειτουργίας τους με την χρήση λογισμικών.

3.1 Υφιστάμενη Κατάσταση

Ο κάθε Οργανισμός Τοπικής Αυτοδιοίκησης Α Βαθμού, διέπεται από τις διατάξεις του «Δημοτικού και Κοινοτικού Κώδικα – ΔΚΚ (Ν. 3463/2006)» ο οποίος είναι σε ισχύ από την 01/01/07, καθώς και από τις ερμηνευτικές οδηγίες και κανονισμούς αυτού. Πλέον με την Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης − Πρόγραμμα Καλλικράτης, Νόμος 3852/2010 συστάθηκαν οι Δήμοι ως Πρώτος Βαθμός Αυτοδιοίκησης και οι Περιφέρειες ως Δεύτερος Βαθμός Αυτοδιοίκησης. Στον διοικητικό μηχανισμό ενός Δήμου ανήκει ο Δήμαρχος και τα όργανα διοίκησης του Δήμου, δηλαδή το Δημοτικό Συμβούλιο και η Δημαρχιακή Επιτροπή.

Η οργανωτική δομή ενός Δήμου θα μπορούσαμε να ισχυριστούμε ότι διαρθρώνεται σε δύο επίπεδα (μηχανισμούς) οργάνωσης:

• Το Διοικητικό Μηχανισμό (Αιρετοί) και
• Τον Επιχειρησιακό Μηχανισμό

Όσον αφορά στον Διοικητικό Μηχανισμό του κάθε Δήμου οι διαδικασίες και οι ρόλοι των προσώπων παρουσιάζονται ξεκάθαρα στον Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων ενώ όσο αναφορά τον επιχειρησιακό μηχανισμό ενός Δήμου, η οργανωτική και λειτουργική του δομή (τόσο του Δήμου ως οργανισμού όσο και των νομικών του προσώπων) βασίζεται στον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.) του Δήμου (ή αντίστοιχα των νομικών του προσώπων) ο οποίος καταρτίζεται και ψηφίζεται με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου και εγκρίνεται με απόφαση του Γενικού Γραμματέα της Διοικητικής Περιφέρειας στην οποία ανήκει ο Δήμος.

Ενδεικτικά το οργανόγραμμα ενός Δήμου μπορεί να είναι το παρακάτω:

Ειδικότερα την διαχείριση του μηχανογραφικού εξοπλισμού σε κάθε δήμο αναλαμβάνει η αρμόδια υπηρεσία πληροφορικής, έχοντας όμως σαν δεδομένο την πιθανότητα μη ύπαρξης οργανωμένης υπηρεσίας.

Ο συνοψίζει τη διάκριση του συνόλου των νέων Δήμων σε ομάδες και υποομάδες ομοειδών χαρακτηριστικών.

Πίνακας : Διάκριση Δήμων σε Ομάδες

Ανάλογα με το πληθυσμιακό τους μέγεθος οι δήμοι διακρίνονται σε 4 υποομάδες :

• Μεγάλοι
• Μεσαίοι προς μεγάλοι
• Μικροί προς μεσαίοι
• Μικροί

Οι δήμοι των μητροπολιτικών κέντρων περιλαμβάνουν τους αστικούς δήμους των πολεοδομικών συγκροτημάτων Αθηνών και Θεσσαλονίκης.

Στους δήμους των περιφερειών Νοτίου Αιγαίου, Βορείου Αιγαίου και Ιονίου μεταφέρονται επιπρόσθετες αρμοδιότητες πλέον των αρμοδιοτήτων που μεταφέρονται στους υπόλοιπους δήμους (Άρθρο 204, Ν. 3852/10).

Σύμφωνα με τον νέο νόμο οι Δήμοι θα μπορούν μέσω του Ο.Ε.Υ. να συστήνουν ως κεντρική υπηρεσία (στην έδρα του κάθε δήμου) Διεύθυνση Προγραμματισμού, Οργάνωσης Πληροφορικής η οποία θα αποτελεί επιτελική υπηρεσία του Δήμου. Ως επιτελική υπηρεσία νοείται η υπηρεσία με αρμοδιότητες την παροχή επιτελικής υποστήριξης στα πολιτικά όργανα και στις δημοτικές υπηρεσίες, δηλ. επεξεργασμένων στοιχείων και προτάσεων για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

Η Υπηρεσία Προγραμματισμού, Οργάνωσης, Πληροφορικής στους μεγάλους δήμους περιλαμβάνει:

• Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης
• Τμήμα Αποτελεσματικότητας, Ποιότητας και Οργάνωσης
• Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ)
• Τμήμα Διαφάνειας

Στην συνέχεια θα γίνει μια συνοπτική περιγραφή των αρμοδιοτήτων του Τμήματος Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ)

Αρμοδιότητες στρατηγικής και μελετών ΤΠΕ

• Διαμορφώνει και εισηγείται τη στρατηγική του Δήμου σε ότι αφορά την ανάπτυξη, επέκταση και βελτίωση των συστημάτων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) και τα ζητήματα της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
• Συγκεντρώνει στοιχεία, προσδιορίζει τις ανάγκες και τις απαιτήσεις και εισηγείται για τα αναγκαία έργα ανάπτυξης και βελτίωσης των συστημάτων ΤΠΕ που πρέπει να αξιοποιεί ο Δήμος για την υποστήριξη των λειτουργιών του.
• Προδιαγράφει και εισηγείται την μεθοδολογία ανάπτυξης των αναγκαίων συστημάτων ΤΠΕ και την υλοποίηση μηχανισμών επιχειρησιακής υποστήριξης των συστημάτων και των χρηστών των εφαρμογών.
• Μεριμνά για την μελέτη, ανάπτυξη και εγκατάσταση των συστημάτων ΤΠΕ με την αξιοποίηση και εξειδικευμένων τρίτων.
• Προδιαγράφει τα νέα συστήματα ή τις νέες λειτουργίες συστημάτων ΤΠΕ, παρακολουθεί την ανάπτυξη τους και παραλαμβάνει τα συστήματα.

Αρμοδιότητες διαχείρισης συστημάτων ΤΠΕ

• Σχεδιάζει, εγκαθιστά και παρέχει υπηρεσίες συνεχούς συντήρησης δικτυακών τόπων και ιστοσελίδων καλύπτοντας τις σχετικές ανάγκες του Δήμου.
• Παρακολουθεί την ποιότητα των δεδομένων που τηρούνται στα συστήματα ΤΠΕ του Δήμου.
• Διαχειρίζεται και συντηρεί τις εφαρμογές και τις βάσεις δεδομένων που σχεδιάζει και εγκαθιστά ο Δήμος για τις ανάγκες του.
• Διαχειρίζεται το περιεχόμενο των συστημάτων και της ανάκτησης δεδομένων για τα συστήματα ΤΠΕ που λειτουργούν στο Δήμο.
• Μεριμνά για την αξιοποίηση τρίτων για την επεξεργασία δεδομένων σύμφωνα με σχετικές ανάγκες του Δήμου.
• Εκπαιδεύει τους χρήστες των συστημάτων ΤΠΕ του Δήμου και μεριμνά για την παροχή κάθε είδους υποστήριξης προς τους χρήστες ώστε να είναι σε θέση να λειτουργούν και να αξιοποιούν αποτελεσματικά τα συστήματα. Μεριμνά για τη λειτουργία σχετικών Helpdesk για τις ανάγκες των χρηστών.
• Μεριμνά για τη δημιουργία των κατάλληλων αναφορών επιτελικής πληροφόρησης με την αξιοποίηση των στοιχείων που τηρούνται στα πληροφορικά συστήματα του Δήμου.
• Μεριμνά για την τήρηση των βαθμών ασφαλείας της πρόσβασης στις πληροφορίες που τηρούνται στα πληροφοριακά συστήματα του Δήμου, ώστε να εξασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα τους.
• Εξασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων και την βελτίωση της χρηστικότητας των ιστοσελίδων και των βάσεων δεδομένων του Δήμου.

Αρμοδιότητες διαχείρισης εξοπλισμού ΤΠΕ

• Προσδιορίζει τις ανάγκες των δημοτικών υπηρεσιών σε εξοπλισμό πληροφορικής και επικοινωνιών, προσδιορίζει τις απαιτήσεις του εξοπλισμού αυτού σε αναβάθμιση και εισηγείται τα αναγκαία προγράμματα για την προμήθεια και εγκατάσταση του αναγκαίου εξοπλισμού.
• Προσδιορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές και προδιαγράφει και εισηγείται την μεθοδολογία προμήθειας και εγκατάστασης του αναγκαίου εξοπλισμού πληροφορικής και επικοινωνιών.
• Μεριμνά για την παρακολούθηση της παραλαβής και την εγκατάσταση του αναγκαίου εξοπλισμού ΤΠΕ.
• Μεριμνά για την άρτια λειτουργία του δικτύου των κεντρικών και περιφερειακών συστημάτων.
• Εισηγείται για την θέσπιση κανόνων ασφαλούς χρήσης του δικτύου και των συστημάτων ΤΠΕ και παρακολουθεί και ελέγχει την τήρηση των κανόνων αυτών.
• Μεριμνά για την συνεχή συντήρηση και την αποκατάσταση βλαβών του εξοπλισμού ΤΠΕ του Δήμου.

Γενικές Αρμοδιότητες ΤΠΕ

• Υποστηρίζει την εκπλήρωση του έργου του ΚΟ.Σ.Ε. ( Κομβικό Σημείο Επαφής) του Δήμου, όπως προβλέπεται στο άρθρο 19 του Ν. 3882 / 2010.

Γίνεται συνεπώς κατανοητό ότι στους μεγάλους δήμους θα υπάρχει τμήμα ΤΠΕ με αρμοδιότητες διαχείρισης συστημάτων ΤΠΕ που θα μπορεί να είναι υπεύθυνο για την διαχείριση και υποστήριξη της χρήσης του ΕΛ/ΛΑΚ σε κάθε Δήμο. Για τους υπόλοιπους Δήμους που πιθανότατα να μην μπορέσουν να στελεχώσουν τμήμα υπάρχει η δυνατότητα αρωγής από την Περιφέρεια αλλά και από την εκάστοτε Τοπική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων (ΤΕΔΚ).

3.2 Λογισμικά στους Ο.Τ.Α.

Τα λογισμικά που μπορεί να υπάρχουν σε ένα Δήμο μπορούν να κατηγοριοποιηθούν στις παρακάτω γενικές κατηγορίες:

• Διοικητικές Εφαρμογές
• Οικονομικές Εφαρμογές – Άλλες Σχετικές Εφαρμογές
• Εφαρμογές Εσόδων
• Λειτουργικό Σύστημα και Εφαρμογή Γραφείου

Η κάθε κατηγορία από τις παραπάνω περιλαμβάνει και μια σειρά από λογισμικά που εκτός μικρών εξαιρέσεων παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα:

• Διοικητικές Εφαρμογές
  • Πρωτόκολλο
  • Διαχείριση Εγγράφων
  • Δημοτολόγιο
  • Μητρώο Αρρένων
  • Ληξιαρχείο
• Οικονομικές Εφαρμογές – Άλλες Σχετικές Εφαρμογές
  • Οικονομική Διαχείριση
  • Γραφείο Κίνησης Οχημάτων
  • Διαχείριση Έργων
  • Μισθοδοσία
  • Διαχείριση Προσωπικού
• Εφαρμογές Εσόδων
  • ΤΑΠ
  • ΚΟΚ
  • Ύδρευσης / Αποχέτευσης
  • Φόρος Παρεπιδημούντων
  • Εισφοράς Γής σε Χρήμα
  • Άδειες Καταστημάτων
  • Κοιμητήρια
  • Άρδευση
  • Λοιπά Τέλη
• Λειτουργικό Σύστημα και Εφαρμογή Γραφείου
  • Λειτουργικό Σύστημα
  • Εφαρμογή Γραφείου

Τα λογισμικά που αναφέρθηκαν παραπάνω είναι κατά κύριο λόγο όλα τα λογισμικά που μπορεί να υπάρξουν σε ένα δήμο και αφορούν την λειτουργία του βελτιώνοντας τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πολίτες.

Η προμήθεια των λογισμικών σε ένα Δήμο γίνεται κατά κύριο λόγο με διαγωνιστική διαδικασία η οποία ανάλογα με το ύψος του προϋπολογισμού απαιτεί και τον ανάλογο χρόνο.

Κρίσιμο θεωρούμε να αναφέρουμε τις τρείς βασικές διαδικασίες προμηθειών (διαχωρίζεται από τις διαδικασίες παροχής υπηρεσιών και έργων) που ακολουθούνται σε έναν Δήμο και είναι οι εξής:

• Απευθείας Ανάθεση
• Πρόχειρος Διαγωνισμός
• Ανοιχτός και Κλειστός Διαγωνισμός

Διαδικασία μέσω διαπραγμάτευσης ή απευθείας ανάθεση, καλείται η διαδικασία εκείνη κατά την οποία ο Ο.Τ.Α. διαπραγματεύεται τους όρους της σύμβασης με έναν ή περισσότερους παρόχους της επιλογής του.

Με τις παραγράφους 9 και 10 του άρθρου 209 του Ν. 3463/2006, όπως προστέθηκαν με την παρ. 13 του άρθρου 20 του Ν. 3731/2008, προβλέπεται η δυνατότητα της απευθείας ανάθεσης των εργασιών ή του πρόχειρου διαγωνισμού, σύμφωνα με το άρθρο 83 του Ν. 2362/1995, όσον αφορά τα επιτρεπτά χρηματικά όρια, τα οποία καθορίστηκαν με την αριθμ. 2/45564/0026/31-7-2001 (ΦΕΚ 1066/Β΄/10-8-2001) Απόφαση του Υπουργού Οικονομικών.

Με βάση τα ανωτέρω, εφόσον η σύναψη συμβάσεων παροχής υπηρεσιών ετησίας δαπάνης ανέρχεται μέχρι δέκα πέντε χιλιάδες (15.000) ευρώ, συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., μπορεί να ανατεθεί απευθείας, με απόφαση Δημάρχου ή Προέδρου Κοινότητας, Συνδέσμου, Ν.Π.Δ.Δ., χωρίς προηγούμενη απόφαση του Συμβουλίου. Στην απευθείας ανάθεση, η μελέτη, εφόσον απαιτείται, εγκρίνεται από το Δήμαρχο ή Πρόεδρο Κοινότητας ή Συνδέσμου ή Ν.Π.Δ.Δ..

Πρόχειρος Διαγωνισμός

Πρόχειρος (ή συνοπτικός) διαγωνισμός: Ο διαγωνισμός αυτός προβλέπεται για προμήθειες χαμηλού ύψους μέχρι ενός ορίου, που μεταβάλλεται με Υπουργική Απόφαση. Οι προμήθειες αυτές δε δικαιολογούν την διενέργεια κανονικού διαγωνισμού. Ο πρόχειρος διαγωνισμός δεν προϋποθέτει δημοσίευση του τεύχους της διακήρυξης και διενεργείται από Τριμελή Επιτροπή με υποβολή έγγραφων και σφραγισμένων προσφορών. Κατά τον πρόχειρο διαγωνισμό καλούνται να καταθέσουν προσφορές τρεις τουλάχιστον προμηθευτές ώστε να θεωρείται ότι έχει επιτευχθεί ικανοποιητικός βαθμός ανταγωνισμού. Για την ολοκλήρωση ενός τέτοιου διαγωνισμού, μέχρι και την υπογραφή της σύμβασης, απαιτούνται συνήθως σαράντα με πενήντα ημέρες.

Ανοιχτός και Κλειστός Διαγωνισμός

Με τη διαδικασία του ανοιχτού διαγωνισμού πραγματοποιείται περίπου το 75% των κρατικών προμηθειών της χώρας μας. Η διαδικασία αυτή εξασφαλίζει τη μεγαλύτερη δυνατή συμμετοχή των υποψήφιων προμηθευτών, αφού προϋποθέτει την δημοσίευση της πλήρους διακήρυξης και επιτρέπει σε κάθε ενδιαφερόμενο να υποβάλει προσφορά. Για την ολοκλήρωση ενός τέτοιου διαγωνισμού, μέχρι και την υπογραφή της σύμβασης, απαιτούνται συνήθως εβδομήντα με ογδόντα ημέρες καθώς η δημοσίευση διαρκεί τουλάχιστον 30 ημέρες.

Κλειστός διαγωνισμός: Η διαδικασία αυτή εξελίσσεται σε δύο φάσεις.

Πρώτη Φάση

Κατ αρχήν ο αναθέτων φορέας δημοσιεύει πρόσκληση ενδιαφέροντος, η οποία είναι μια πολύ γενική διακήρυξη. Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν αιτήσεις συμμετοχής μαζί με έναν φάκελο “ικανότητας”, που περιγράφει το προφίλ της εταιρίας.

Δεύτερη Φάση

Όσοι επιλέγονται με βάση τα στοιχεία ικανότητας, λαμβάνουν γνώση της πλήρους διακήρυξης και καλούνται να υποβάλουν πλήρη προσφορά, δηλ. κατάθεση τιμών, τεχνικά χαρακτηριστικά κλπ.

Στο πλαίσιο του κλειστού διαγωνισμού οι αναθέτοντες φορείς μπορούν, μέσα στην πρόσκληση ενδιαφέροντος, να ορίσουν τον κατώτατο και τον ανώτατο αριθμό προμηθευτών που σκοπεύουν να προσκαλέσουν. Ο αριθμός αυτός δεν πρέπει να είναι μικρότερος από πέντε (5), ο δε μεγαλύτερος μπορεί να ορισθεί μέχρι είκοσι (20). Η διάρκεια ολοκλήρωσης ενός τέτοιου διαγωνισμού διαρκεί λίγο παραπάνω από τον ανοιχτό και συχνά δεν επιλέγεται.

Σημειώνουμε επίσης ότι με την αριθμ. 35130/739/9-8-2010 (ΦΕΚ 1291/Β΄/11-8-2010) απόφαση του Υπουργού Οικονομικών, η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση της παρ. 1 του άρθρου 83 του Ν. 2362/1995 «δημόσιο λογιστικό», καταργήθηκε η αριθμ. 2/45564/0026/31−7−2001 προηγούμενηαπόφαση του Υπουργού Οικονομικών και αναπροσαρμόσθηκαν τα ποσά για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων ως ακολούθως:

• Με απευθείας ανάθεση μέχρι του ποσού των είκοσι χιλιάδων (20.000) ευρώ.
• Με συνοπτική διαδικασία (πρόχειρο διαγωνισμό) από είκοσι χιλιάδες και ένα λεπτό (20.001) μέχρι του ποσού των εξήντα χιλιάδων (60.000) ευρώ.
• Με διενέργεια τακτικού διαγωνισμού άνω του ποσού των εξήντα χιλιάδων (60.000) ευρώ.

Στα ανωτέρω ποσά δεν συμπεριλαμβάνεται ο Φ.Π.Α.

Η παραπάνω αναπροσαρμογή ισχύει από 11-8-2010 εξ’ ολοκλήρου για την παροχή υπηρεσιών και μερικώς όσον αφορά την εκτέλεση έργου (μόνο για τον πρόχειρο διαγωνισμό). Δεν εφαρμόζονται για τις προμήθειες και στη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης εκτέλεσης ενός δημοτικού έργου.

3.3 Στατιστικά Στοιχεία

Για την βελτιστοποίηση της παρούσας μελέτης έγινε η καταγραφή όλων των λογισμικών που υπάρχουν σε 85 από τους 325 Δήμους της Ελλάδας (26.15%), όπως συνενώθηκαν με το Πρόγραμμα Καλλικράτης (περίπου 400 Δήμοι πριν την συνένωση). Στην συνέχεια ακολουθεί η παρουσίαση των δεδομένων χωρισμένων ανά Περιφέρεια.

Στην Περιφέρεια Κεντρικής Μακεδονίας σε σύνολο 10 Δήμων από τους 38 (26,31%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης σε σύνολο 5 Δήμων από τους 22 (22,72%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Αττικής σε σύνολο 4 Δήμων από τους 66 (6%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Βορείου Αιγαίου σε σύνολο 2 Δήμων από τους 9 (22,22%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Δυτικής Ελλάδος σε σύνολο 9 Δήμων από τους 18 (50 %) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας σε σύνολο 2 Δήμων από τους 12 (16,66%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Ηπείρου σε σύνολο 10 Δήμων από τους 18 (56,48%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Θεσσαλίας σε σύνολο 10 Δήμων από τους 38 (40 %) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Κρήτης σε σύνολο 9 Δήμων από τους 23 (39,13%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου σε σύνολο 2 Δήμων από τους 34 (5,88%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Πελοποννήσου σε σύνολο 11 Δήμων από τους 26 (42,30%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Στην Περιφέρεια Στερεάς Ελλάδας σε σύνολο 12 Δήμων από τους 26 (46,15%) παίρνουμε τα παρακάτω αποτελέσματα:

Για την Περιφέρεια Ιονίων Νήσων δεν βρέθηκαν τα αντίστοιχα δεδομένα.

Ο Συνολικός Πίνακας που προκύπτει από την άθροιση όλων των παραπάνω είναι ο εξής: