ΕΛ/ΛΑΚ | creativecommons.gr | mycontent.ellak.gr |
freedom

Κεφάλαιο 3: Μετάπτωση από κλειστό σε ανοιχτό Λογισμικό

Έργο: «Μετάπτωση από κλειστό σε ανοιχτό Λογισμικό»

Η ανάγκη για παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τους πολίτες (για τους Φορείς της Δημόσιας Διοίκησης) ή πελάτες (για τους Φορείς του ιδιωτικού τομέα) και η βέλτιστη αξιοποίηση όλων των πόρων προς όφελος των πολιτών είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τον προγραμματισμό και την οργάνωση όλων των δραστηριοτήτων του. Στην παρούσα ενότητα ουσιαστικά δίνονται οι βασικές οδηγίες για έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό μετάβασης ενός Φορέα από ένα περιβάλλον εμπορικού (κλειστού) λογισμικού σε ένα περιβάλλον ανοιχτού λογισμικού.

3.1 Διαδικασίες

Με βάση το Project Management Institute[^10], κάθε έργο (project) είναι μια προσωρινή προσπάθεια που γίνεται για τη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Εναλλακτικά, είναι ένα εγχείρημα κατά το οποίο ανθρώπινοι πόροι, οι μηχανές, οι οικονομικοί πόροι και οι πρώτες ύλες οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών που έχουν συγκεκριμένες προδιαγραφές και υπόκεινται σε δεδομένους κοστολογικούς και χρονικούς περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή η οποία ορίζεται μέσω ποσοτικών και ποιοτικών στόχων. Η μετάπτωση σε ένα περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ έχει φυσικά όλα τα χαρακτηριστικά ενός έργου μιας και αποτελεί μία εργασία με συγκεκριμένη αρχή και τέλος (χρόνος), συγκεκριμένο αποτέλεσμα (εύρος) σε ένα δηλωμένο επίπεδο ποιότητας (απόδοση) και έναν προϋπολογισμό (κόστος).

Ουσιαστικά αναφερόμαστε στους τρεις βασικούς περιορισμούς ενός έργου που είναι:

  1. Το αντικείμενο του έργου (project scope -εύρος).
  2. O χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου.
  3. Tο κόστος εκτέλεσης του έργου.

3.1.1 Χαρακτηριστικά Έργου «Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ»

Εύρος (scope)

Κάθε έργο έχει ένα αντικείμενο ή αλλιώς Εύρος και αναφέρεται στο αποτέλεσμα που επιδιώκεται, στα προϊόντα ή στις υπηρεσίες που θα δημιουργηθούν καθώς και στις εργασίες που απαιτούνται για την παραγωγή τους μέσω αυτού. Στην περίπτωση μας το εύρος είναι συγκεκριμένο και ορίζεται ως η παράδοση μιας ολοκληρωμένης υπηρεσίας μετάπτωσης σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ ανάλογα με τις απαιτήσεις του εκάστοτε φορέα.

Μέσα ή Πόροι

Κάθε έργο, προκειμένου να επιτύχει το στόχο του, χρησιμοποιεί μέσα ή πόρους (resources) δηλαδή ανθρώπινους ή υλικούς πόρους με το ανάλογο κόστος τους. Πρέπει να γίνεται διάκριση από τους συμμετέχοντες (stakeholders) οι οποίοι είναι όλα τα άτομα και οι εταιρείες που μπορεί να επηρεάζονται από τις δραστηριότητες του έργου. Για το έργο «Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ» οι απαιτούμενοι πόροι μπορούν να προέρθουν είτε από τον ίδιο τον Φορέα είτε από εξωτερικούς Φορείς (όπως το παράδειγμα της Ιταλίας). Η επιλογή έχει να κάνει με την φύση του Φορέα αλλά και το βαθμό παρέμβασης που επιθυμεί.

Χρόνος

Κάθε έργο έχει ένα χρονικό διάστημα υλοποίησης, δηλαδή ένα γνωστό χρόνο έναρξης και έναν επιθυμητό χρόνο λήξης. Σκοπός του οδηγού αυτού είναι η όσο το δυνατόν εγκυρότερη εκτίμηση του τελικού χρόνου λήξης του έργου ανάλογα με τα μέσα και το περιβάλλον του Φορέα. Ο τελικός χρόνος λήξης θα εξαρτηθεί:

  1. Από το μέγεθος του Φορέα (αριθμό σταθμών εργασίας).
  2. Από την ετερογένεια των υπολογιστικών συστημάτων και εφαρμογών που χρησιμοποιεί ο Φορέας καθώς και από τη διασύνδεσή του μέσω των πλεγμάτων δικτύων/υπο-δικτύων.
  3. Τη συνεργασία των εμπλεκόμενων πόρων και την ορθή αλληλεπίδρασή τους με τους εργαζόμενους και τους χρήστες των υπηρεσιών που παρέχει ο Φορέας.
  4. Από την απόφαση του Φορέα ως προς το εύρος της Παρέμβασης.

Περιορισμοί

Ένα έργο υπόκειται σε περιορισμούς διαφόρων ειδών:

  1. Χρονικοί Περιορισμού: Το έργο έχει έναρξη (συγκεκριμένη) και (εκτιμώμενη) λήξη.
  2. Οικονομικοί Περιορισμοί: Το έργο έχει συγκεκριμένες διαθέσιμες πιστώσεις και συνήθως ανελαστικό προϋπολογισμό.
  3. Περιορισμοί Πόρων: Οι διαθέσιμοι πόροι είναι περιορισμένοι και προέρχονται είτε από το διαθέσιμο προσωπικό, είτε από εξωτερικούς συνεργάτες.
  4. Περιορισμοί Ποιότητας: Η ποιότητα είναι δεδομένη και υπόκειται στο γεγονός ότι το τελικό αποτέλεσμα πρέπει να είναι ισάξιο (αν όχι καλύτερο) από την προηγούμενη κατάσταση. Το νέο (ανοιχτό) περιβάλλον λοιπόν οφείλει να το ίδιο λειτουργικό με το προγενέστερο.

3.1.2 Στόχοι Χρονοπρογραμματισμού

Βασικοί στόχοι του χρονοπρογραμματισμού είναι:

  • Ο προσδιορισμός του χρόνου που θα ολοκληρωθεί το έργο, εάν κάθε δραστηριότητα ολοκληρωθεί σύμφωνα με το σχεδιασμό.
  • Ο εντοπισμός των κρίσιμων διαδικασιών για την ολοκλήρωση του έργου στον προβλεπόμενο χρόνο του και ο εντοπισμός των σταδίων που ενδέχεται να το καθυστερήσουν και πόσο.
  • Ο προσδιορισμός του ακριβούς χρόνου έναρξης και λήξης της κάθε δραστηριότητας.

3.2 Κύκλος Ζωής Έργου

Υπάρχουν πολλές περιγραφές για τον κύκλο ενός έργου, σχεδόν όσοι είναι και οι ειδικοί στη διαχείριση έργων (project managers). Οι φάσεις/στάδια ενός έργου με την πλέον ευρεία αποδοχή είναι η Έναρξη, ο Προγραμματισμός, ή Εκτέλεση, η Παρακολούθηση/έλεγχος και η Λήξη του έργου.

Ανάλογα με το βαθμό και το είδος της παρέμβασης (μετάπτωση επιπέδου 1, 2 κλπ) έχουμε και τις ανάλογες ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η διαφοροποίηση των παρεμβάσεων προσδιορίζει το εύρος, τους εμπλεκόμενους και τους τελικούς χρήστες. Σε γενικές γραμμές, οι μεταπτώσεις επιπέδου 1 και 2, καθώς και οι μεταπτώσεις επιπέδου 3 και 4, εμφανίζουν τις περισσότερες ομοιότητες μεταξύ τους.

3.2.1 Στάδια Εξέλιξης – Επίπεδα 1 και 2

Για το Έργο «Μετάβαση σε Ανοιχτό Λογισμικό» στα επίπεδα μετάπτωσης front και back office προτείνονται συνολικά έξι (6) στάδια:

Στάδιο 1 – Έναρξη Έργου

Ένα έργο ξεκίνα, επίσημα, δίνοντας του όνομα και ορίζοντας το περιεχόμενο και τους στόχους του. Ανάλογα με τη φύση του, στην περίπτωσή μας ένα έργο πληροφορικής, μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε με ίδιους πόρους (in house), είτε μέσω ανάθεσης σε εξωτερικό προς τον Φορέα οργανισμό (outsourcing), είτε με μία στρατηγική συνεργασία μεταξύ τους. Η διεθνής πρακτική υπαγορεύει τη συνεργασία του εκάστοτε Φορέα με κάποιον οργανισμό ειδικευμένο σε ζητήματα ΕΛ/ΛΑΚ που έχει την ανάλογη τεχνογνωσία και εμπειρία που απαιτείται για ένα έργο μετάπτωσης.

Πριν την έναρξη του έργου οφείλει να έχει γίνει και η επιλογή του βαθμού της παρέμβασης (μετάπτωση επιπέδου 1, ή 2) ανάλογα με τις ανάγκες του Φορέα. Η συνήθης πρακτική είναι η κατά επίπεδο μετάπτωση, δηλαδή η διαδοχική μετάπτωση προς τα επίπεδα 1 ή 2 στην αρχή και η σταδιακή μετάπτωση προς τα επίπεδα 3 και 4 στο μέλλον, ανάλογα με τις επιδόσεις του Φορέα στη νέα κατάσταση. Η χρυσή τομή έγκειται στην επιλογή του καταλληλότερου επιπέδου ανάλογα με το είδος και τις δυνατότητες λειτουργίας του Φορέα σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ.

Στάδιο 2 – Προγραμματισμός Έργου

Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης το Έργο αναπτύσσει το σχέδιο διαχείρισης του (project plan) για όλα τα επιμέρους ζητήματα ως προς το κόστος, το πεδίο εφαρμογής, το χρόνο, την ποιότητα, την επικοινωνία, τους κινδύνους και τους πόρους του.

Βασικό κομμάτι του προγραμματισμού του έργου είναι η περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης μέσω της καταγραφής:

1) Των σταθμών εργασίας,

2) Του ανθρωπίνου δυναμικού και του επιπέδου εξοικείωσης του με το ΕΛ/ΛΑΚ,

3) Του λογισμικού που χρησιμοποιείται από τον φορέα,

4) Της εργασίας και τις ακολουθούμενες διαδικασίες του Φορέα.

5) Τους Servers (directory servers, web servers, data-base servers, application servers) του φορέα.

Όλα τα παραπάνω οφείλουν να γίνονται με την επισήμανση του τρόπου επικοινωνίας των σταθμών εργασίας μεταξύ τους (ανεξάρτητοι σταθμοί, δίκτυα, υποδίκτυα και τρόπος προσπέλασής τους), παράγοντας καθοριστικός για την εκτίμηση του χρόνου και του κόστους μετάπτωσης στο νέο περιβάλλον.

Μερικές από τις σημαντικές δραστηριότητες που σηματοδοτούν αυτό το στάδιο είναι ο χρονοπρογραμματισμός (Work Breakdown Structure), η ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, τα ορόσημα, η εκτίμηση και δέσμευση πόρων, ο τρόπος επικοινωνίας με τους εμπλεκόμενους φορείς, οι προθεσμίες και οι σημαντικές παραδόσεις (deadlines).

Στο στάδιο αυτό διαμορφώνεται ρητά και η ομάδα εργασίας που θα αναλάβει το έργο. Πρόκειται για μια οριζόντια-διατμηματική ομάδα που απαρτίζεται από άτομα εντός και εκτός του Φορέα με αποκλειστική εργασία την εκτέλεση του Έργου της μετάπτωσης σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ. Κρίσιμης σπουδαιότητας για την επιτυχή έκβαση του έργου είναι ο καταμερισμών των εργασιών και η τμηματοποίηση των διαδικασιών του καθώς και ο ξεκάθαρος συνδυασμός των δομών, των διαδικασιών και των κανόνων λειτουργίας του, ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα κατά την εκτέλεσή του. Με αυτό τον τρόπο γίνεται σαφές ποιος είναι υπεύθ

Spreadsheet

Για λόγους ευκολίας έχει αναπτυχθεί ένα βοηθητικό εργαλείο (spreadsheet) που μπορεί να δίνει μία πρώτη εκτίμηση στον εκάστοτε Φορέα για τους πόρους και την ποσότητα της ανθρωποπροσπάθειας που θα απαιτηθεί προκειμένου να εκτελέσει το Έργο της μετάπτωσης. Ο υπεύθυνος του Έργου μπορεί, τροφοδοτώντας το spreadsheet με στοιχεία σχετικά με τον Φορέα του (επίπεδο μετάπτωσης, αριθμός εργαζομένων/σταθμών εργασίας κλπ) να πάρει μία εκτίμηση σχετικά με τον αριθμό των ανθρώπινων πόρων που θα απαιτηθούν και τις ανθρωποώρες εργασίας που θα χρειαστούν.

Το spreadsheet αναφέρεται μόνο στα επίπεδα μετάπτωσης 1 και 2 που οι ενέργειες και οι διαδικασίας είναι πιο τυποποιημένες και μπορεί να υπάρξει μια πιο ασφαλής εκτίμηση του χρόνου και του κόστους τους. Μέσω του αριθμού των ανθρώπινων πόρων που θα απαιτηθούν μπορεί να υπάρξει εκτίμηση και για το λογιστικό και οικονομικό (λογιστικό + εναλλακτικό) κόστος της μετάπτωσης ανάλογα με τις αμοιβές τους.

4.1 Υποθέσεις

Για τη δημιουργία του spreadsheet έχουν γίνει μια σειρά από υποθέσεις που μπορούν να μας διευκολύνουν στην εκτίμηση του μεγέθους της ομάδας εργασίας και των ανθρωποωρών απασχόλησής τους. Προφανώς μπορούν να υπάρξουν διαφοροποιήσεις ανάλογα με τον κάθε φορέα μετάπτωσης αλλά αυτό δεν θα πρέπει να αποτελεί εμπόδιο στην παρούσα ανάλυση μιας και κάθε εκτίμηση αποτελεί περισσότερο ένα μέτρο σύγκρισης και απόκλισης παρά μία άκαμπτη οδηγία.

Έτσι λοιπόν, και στο μέτρο του δυνατού υποθέτουμε:

  • Ανάλογα με το Επίπεδο Μετάπτωσης και τους Σταθμούς Εργασίας, η κύρια μεταβλητή που αλλάζει θα είναι αυτή των βοηθών του Μηχανικού Η/Υ και του Τεχνικού Η/Υ.
  • Οι βοηθοί του Εκπαιδευτή απαιτούνται μόνο όπου υπάρχει επιμόρφωση σε φυσική μορφή.
  • Ανάλογα με το επίπεδο δικτύωσης κάθε βοηθός Μηχανικού Η/Υ μπορεί ανά ημέρα να ασχοληθεί πλήρως με διαφορετικό αριθμό Η/Υ. αναλυτικότερα:
                      0%   25%   50%   75%   100%
    

    Υπολογιστές ανά ημέρα 10 15 20 25 30

  • Ανάλογα με το επίπεδο δικτύωσης κάθε βοηθός Τεχνικού Η/Υ μπορεί ανά ημέρα να ασχοληθεί πλήρως με διαφορετικό αριθμό Η/Υ. αναλυτικότερα:
                      0%   25%   50%   75%   100%
    

    Υπολογιστές ανά ημέρα 5 10 15 20 25

  • Κάθε βοηθός εκπαιδευτή μπορεί να επιμορφώνει με φυσική μορφή (εργαστήριο) μέχρι 10 άτομα την ημέρα.

4.2 Οδηγίες Χρήσης Spreadsheet

Ο χρήσης με το που ανοίγει το Spreadsheet βλέπει την παρακάτω εικόνα (εικόνα 1):

Εικόνα 1

Βήμα 1

Ο υπεύθυνος του έργου καλείται να επιλέξει επίπεδο μετάπτωσης (εικόνα 2):

Εικόνα 2

Βήμα 2

Στη συνέχεια πρέπει να εισάγει τον αριθμό των σταθμών εργασίας του Φορέα ανάλογα με τον αριθμό των Η/Υ που θέλει να κάνει τη μετάπτωση (Εικόνα 3). Στο πεδίο αυτό μπορούν φυσικά να μπουν μόνο ακέραιοι θετικοί αριθμοί.

Εικόνα 3

Βήμα 3

Μετά πρέπει να επιλεγεί το Επίπεδο Δικτύωσης του Φορέα. Έχουν επιλεγεί πέντε (5 κλίμακες) από 0% ως 100% και είναι στην ευχέρεια του Υπεύθυνου Έργου να θεωρήσει πόσοι σταθμοί εργασίας του επικοινωνούν μέσω δικτύου μεταξύ τους (εικόνα 4).

Εικόνα 4

Η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική γιατί προσδιορίζει και τον τρόπο μετάπτωσης και τον απαιτούμενο αριθμό ατόμων. Αν για παράδειγμα το 100% των σταθμών εργασίας επικοινωνούν μέσω ενός τοπικού δικτύου τότε και ο χρόνος της μετάπτωσης μειώνεται και ο τελικός φυσικός έλεγχος των συστημάτων είναι πολύ γρήγορος, άρα και ο απαιτούμενος αριθμός των ατόμων που θα κάνουν τη φυσική μετάπτωση και έλεγχο ελαχιστοποιείται.

Βήμα 4

Τέλος, ο Project Manager θα επιλέξει τον τρόπο επιμόρφωσης του προσωπικού του Φορέα του. Στην εικόνα 5 βλέπουμε τις τέσσερις (4) επιλογές («Καμία Επιμόρφωση», «Distance Learning», «Σε Εργαστήριο» και «Distance Learning & Εργαστήριο»).

Εικόνα 5

Βήμα 5

Στο τελευταίο βήμα μπορούμε να δούμε τις απαιτήσεις σε ανθρωπομονάδες και ανθρωποώρες ανάλογα με τις παραμέτρους που επιλέξαμε στα προηγούμενα βήματα. Για παράδειγμα, στην εικόνα 6 βλέπουμε ότι για το Επίπεδο Μετάπτωσης 1, με 68 σταθμούς εργασίας, με το 50% αυτών να επικοινωνούν σε τοπικό δίκτυο και επιλογή επιμόρφωσης μόνο distance learning έχουμε μία ομάδα εργασίας 7 ατόμων και συνολικά 1347,2 ώρες απασχόλησης.

Εικόνα 6

Η ανάλυση φυσικά μπορεί να είναι διαφορετική. Αν για παράδειγμα ο Τεχνικός Δικτύου ταυτίζεται με τον Τεχνικό Η/Υ τότε η ομάδα μειώνεται σημαντικά και υπάρχει υπεραπασχόληση του Τεχνικού Η/Υ.

5. Πηγές

  • Αποθετήριο και σελίδες ανάπτυξης για λογισμικό ανοιχτού κώδικα

http://sourceforge.net/

  • Εταιρία Ελεύθερου Λογισμικού / Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα

https://ellak.gr/

  • Ευρωπαϊκή Επιτροπή

https://joinup.ec.europa.eu/


υνος για την ολοκλήρωση μιας ενέργειας, τη λήψη μιας απόφασης και καθορίζονται οι διαδικασίες και οι κανόνες βάσει των οποίων επιλύονται τα προβλήματα που μπορεί να ανακύψουν.

Στη φάση του προγραμματισμού επίσης, εκτιμώνται οι κίνδυνοι που μπορεί να επηρεάσουν τις πτυχές του έργου σε μεταγενέστερα στάδια και ως εκ τούτου η κατάστρωση ενός σχεδίου για τη διαχείριση τους. Κρίσιμη είναι η δημιουργία ενός εργαστηρίου προσομοίωσης και εκμάθησης (Learning Lab) στο οποίο εκτός από τη δοκιμαστική λειτουργία του νέου λογισμικού θα αποτελεί και την πρώτη προσομοίωση της εκάστοτε θέσης εργασίας στο νέο περιβάλλον. Με τον τρόπο αυτό μπορούν από το στάδιο του προγραμματισμού κιόλας να προσδιοριστούν οι ιδιαίτερες απαιτήσεις του εκάστοτε σταθμού εργασίας και να προβλεφθούν αποτελεσματικότερα οι κίνδυνοι της μετάπτωσης.

Ο σχεδιασμός της διαχείρισης του κινδύνου περιλαμβάνει εκτός από τον εντοπισμό του και τις προσεγγίσεις μετριασμού και αντιμετώπισής του. Οι πλέον συνήθεις κίνδυνοι ενός έργου μετάπτωσης σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ είναι:

  1. Αστοχίες υλικού (hardware) μετά τη μετάπτωση σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ.
  2. Προβλήματα διασύνδεσης των Η/Υ των σταθμών εργασίας με περιφερειακά μηχανήματα (πχ εκτυπωτές, scanners κλπ).
  3. Ασυμβατότητες με κάποια κλειστά πρότυπα αρχείων.
  4. Αστοχία υλικού με τις ανάγκες του εκάστοτε σταθμού εργασίας.

Τέλος, από τα δεδομένα που θα προκύψουν από την καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης μπορεί να γίνει και μερική αναθεώρηση της επιλογής του βαθμού παρέμβασης προς είτε λιγότερο ή είτε περισσότερο φιλόδοξη μετάβαση. Η επιλογή αυτή είναι συνάρτηση των δυνατοτήτων των σταθμών εργασίας, των απαιτήσεων τους καθώς και του ανθρωπίνου κεφαλαίου του Φορέα.

Στάδιο 3 – Εκπαίδευση Προσωπικού στο νέο Περιβάλλον

Μία από τις πλέον απαραίτητες και κρίσιμες για την τελική επιτυχία και λειτουργικότητα της μετάπτωσης σε ΕΛ/ΛΑΚ είναι η ικανότητα των χρηστών του να προσαρμοστούν σε αυτό με τις μικρότερες δυνατές δυσχέρειες. Είναι λοιπόν επιτακτική η ανάγκη της εκπαίδευσης και κατάρτισης του προσωπικού του Φορέα στο νέο περιβάλλον για την ελαχιστοποίηση του κόστους μετάβασης και την αδιάκοπη λειτουργία του Φορέα.

Η εκπαίδευση του προσωπικού μπορεί να γίνει είτε με την εκ περιτροπής οργάνωση σεμιναρίων σχετικά με το ανοιχτό λογισμικό και τις λειτουργίες του είτε μέσω διαδικτυακών μαθημάτων. Κρίσιμη είναι η στρατηγική συνεργασία του Φορέα με άλλους φορείς (Πανεπιστήμια, οργανισμούς προώθησης του ΕΛ/ΛΑΚ ή το Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης) για την αποτελεσματικότερη οργάνωση και εκτέλεση της εκπαίδευσης του προσωπικού.

Σημαντικός παράγοντας για την ομαλή και επιτυχή μετάβαση στο νέο περιβάλλον είναι και η ενημέρωση του προσωπικού για την αποθήκευση όλων των αρχείων του σε backup συσκευές. Για την αποφυγή λαθών αυτό οφείλει να γίνει κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσής του ώστε να συνοδεύεται και από την ανάλογη βοήθεια σε περίπτωση που χρειαστεί.

Η εκπαίδευση χωρίζεται σε δύο στάδια: Μία προκαταρκτική εκπαίδευσή όπου όλοι οι εργαζόμενοι του Φορέα θα έχουν την πρώτη τους επαφή με ελεύθερο λογισμικό (η οποία μπορεί να γίνει είτε με φυσικό τρόπο είτε μέσω ενός διαδικτυακού μαθήματος ταυτόχρονα με το στάδιο του προγραμματισμού του έργου) και μία αφού ολοκληρωθεί η μετάπτωση όπου οι εργαζόμενοι θα μπορούν να χειρίζονται το νέο τους λογισμικό.

Τέλος, η σπουδαιότητα του εργαστηρίου προσομοίωσης και εκμάθησης (Learning Lab) είναι ιδιαίτερα σημαντική μιας και θα αποτελεί το μόνιμο χώρο εκπαίδευσης και εξοικείωσης του προσωπικού σε ό,τι αφορά τους τομείς λογισμικού και εφαρμογών.

Στάδιο 4 – Εκτέλεση του Έργου – Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ

Στο στάδιο της εκτέλεσης, το παραδοτέο του έργου εκτελείται και ολοκληρώνεται, ακολουθώντας το σχεδιασμό και την ανάλυση που αναπτύχθηκε στις προηγούμενες φάσεις του. Η εκτέλεση του έργου και η παρακολούθηση/έλεγχος του έργου είναι δύο φάσεις που συνήθως συμβαίνουν ταυτόχρονα. Έτσι λοιπόν έχουμε, μαζί με τη δημιουργία του δοκιμαστικού περιβάλλοντος στο οποίο θα τρέξει το νέο λογισμικό, και τις διάφορές δοκιμές του για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων προβλημάτων.

Αφού γίνουν όλες οι απαραίτητες δοκιμές, η ομάδα εργασίας του έργου θα προχωρήσει στην τελική μετάπτωση του Φορέα σε ΕΛ/ΛΑΚ, σύμφωνα με το σχέδιο που έχει αναπτύξει, ανάλογα με τον αριθμό των σταθμών εργασίας, το είδος της συνδεσμολογίας τους (τοπικά δίκτυα ή/και υποδίκτυα) και το επιθυμητό επίπεδο που έχει επιλεγεί. Κατά την εκτέλεση του έργου, η ομάδα εργασίας οφείλει να παραδίδει τον κάθε σταθμό εργασίας στην ίδια λειτουργική κατάσταση, αν όχι σε καλύτερη με μόνη διαφοροποίηση το είδος του λογισμικού που θα χρησιμοποιεί. Κοινώς θα πρέπει να έχει επιλύσει όλα τα ζητήματα εγκατάστασης και λειτουργίας του ΕΛ/ΛΑΚ καθώς και της διασύνδεσής του με το δίκτυο του Φορέα και τα περιφερειακά που χρησιμοποιεί.

Στάδιο 5 – Περίοδος Προσαρμογής – Παρακολούθησης και Ελέγχου του Έργου

Το στάδιο αυτό ασχολείται κυρίως με τη μέτρηση της απόδοσης του έργου και την πρόοδο του σε σχέση με το σχέδιο διαχείρισής του. Στόχος είναι η επαλήθευση, ο έλεγχος και η παρακολούθηση του έργου, καθώς και η διαχείριση των αλλαγών με βάση τις ανάγκες του Φορέα.

Σε αυτή τη φάση πρέπει να ελεγχθούν και (ενδεχομένως) να αντιμετωπιστούν όλοι οι κίνδυνοι που έχουν προβλεφθεί από το στάδιο του προγραμματισμού. Αναφερόμαστε δηλαδή στη συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των μελών της ομάδας έργου για την εξακρίβωση και διόρθωση τυχών αποκλίσεων από τους στόχους του παραδοτέου.

Στάδιο 6 – Λήξη του Έργου

Ένα έργο κλείνει επισήμως σε αυτή τη φάση. Περιλαμβάνει μια σειρά από σημαντικά καθήκοντα όπως είναι η πραγματοποίηση της παράδοσης (παραδοτέο), την αποδέσμευση των πόρων, την ανταμοιβή και την αναγνώριση στα μέλη της ομάδας και επίσημη διακοπή συμβολαίων των αναδόχων έργου σε περίπτωση που απασχολούνται στο έργο.

3.2.2 Στάδια Εξέλιξης – Επίπεδα 3 και 4

Για το Έργο «Μετάβαση σε Ανοιχτό Λογισμικό» στα επίπεδα μετάπτωσης front και back office προτείνονται συνολικά πέντε (5) στάδια:

Στάδιο 1 – Έναρξη Έργου

Το έργο μετάπτωσης στα επίπεδα 3 ή 4 είναι το πλέον φιλόδοξο και ξεκίνα και αυτό με τον ξεκάθαρο ορισμό του περιεχομένου και του στόχου του. Αντίστοιχα με το έργο της μετάπτωσης σε επίπεδα 1 ή 2, μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε από τον ίδιο τον φορέα (in house), είτε μέσω ανάθεσης σε εξωτερικό προς τον Φορέα οργανισμό (outsourcing), είτε με τη στρατηγική συνεργασία μεταξύ τους.

Αντίστοιχα, πριν την έναρξη του έργου οφείλει να έχει γίνει και η επιλογή του βαθμού της παρέμβασης (μετάπτωση επιπέδου 3 ή 4) ανάλογα με τους στόχους του Φορέα. Και πάλι, η συνήθης πρακτική είναι η κατά επίπεδο μετάπτωση, δηλαδή η διαδοχική μετάπτωση από τα χαμηλότερα προς τα ανώτερα επίπεδα μετάπτωσης. Απαραίτητη προϋπόθεση για τη μετάβαση στα επίπεδα 3 ή 4 είναι η πλήρης λειτουργία του «επιπέδου μετάπτωσης 2».

Στάδιο 2 – Προγραμματισμός Έργου

Κατά τη διάρκεια της φάσης του προγραμματισμού, αναπτύσσεται το σχέδιο διαχείρισης του έργου καθώς και όλα τα επιμέρους ζητήματα ως προς το κόστος, το πεδίο εφαρμογής, το χρόνο, την ποιότητα, την επικοινωνία, τους κινδύνους και τους πόρους του. Βασικό κομμάτι του προγραμματισμό είναι η περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης μέσω της καταγραφής του επιπέδου και της λειτουργικότητας του Φορέα σε θέματα ΕΛ/ΛΑΚ και αυτό γιατί η εμπειρία του Φορέα είναι η πλέον σημαντική για την περεταίρω εξέλιξή του.

Μερικές από τις σημαντικές δραστηριότητες που σηματοδοτούν αυτό το στάδιο είναι ο χρονοπρογραμματισμός (Work Breakdown Structure), η ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, τα ορόσημα, η εκτίμηση και δέσμευση πόρων, ο τρόπος επικοινωνίας με τους εμπλεκόμενους φορείς, οι προθεσμίες και οι σημαντικές παραδόσεις. Στο στάδιο αυτό διαμορφώνεται ρητά και η (οριζόντια-διατμηματική) ομάδα εργασίας που θα αναλάβει το έργο.

Για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας του έργου είναι κρίσιμης σπουδαιότητας ο καταμερισμών των εργασιών και η τμηματοποίηση των διαδικασιών του. Με αυτό τον τρόπο γίνεται σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση μιας ενέργειας, τη λήψη μιας απόφασης και καθορίζονται οι διαδικασίες και οι κανόνες βάσει των οποίων επιλύονται τα προβλήματα που μπορεί να ανακύψουν.

Στη φάση του προγραμματισμού επίσης, εκτιμώνται οι κίνδυνοι που μπορεί να επηρεάσουν τις πτυχές του έργου σε μεταγενέστερα στάδια και ως εκ τούτου η κατάστρωση ενός σχεδίου για τη διαχείριση τους. Κρίσιμη είναι η ύπαρξη και η χρήση του εργαστηρίου προσομοίωσης και εκμάθησης (Learning Lab). Με τον τρόπο αυτό μπορούν από το στάδιο του προγραμματισμού κιόλας να προσδιοριστούν οι ιδιαίτερες απαιτήσεις του εκάστοτε Φορέα και να προβλεφθούν αποτελεσματικότερα οι κίνδυνοι.

Στάδιο 3 – Εκτέλεση του Έργου – Μετάπτωσης στο αντίστοιχο επίπεδο (3 ή 4)

Στο στάδιο της εκτέλεσης, το παραδοτέο του έργου εκτελείται και ολοκληρώνεται, ακολουθώντας το σχεδιασμό και την ανάλυση που αναπτύχθηκε στις προηγούμενες φάσεις του. Η εκτέλεση του έργου και η παρακολούθηση/έλεγχος του έργου είναι δύο φάσεις που θα συμβούν ταυτόχρονα. Έτσι λοιπόν έχουμε, μαζί με τη δημιουργία του δοκιμαστικού περιβάλλοντος στο οποίο θα τρέξει το νέο λογισμικό, και τις διάφορές δοκιμές του για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων προβλημάτων.

Στάδιο 4 – Περίοδος Προσαρμογής – Παρακολούθησης και Ελέγχου του Έργου

Το στάδιο αυτό ασχολείται κυρίως με τη μέτρηση της απόδοσης του έργου και την πρόοδο του σε σχέση με το σχέδιο διαχείρισής του. Στόχος είναι η επαλήθευση, ο έλεγχος και η παρακολούθηση του έργου, καθώς και η διαχείριση των αλλαγών με βάση τις ανάγκες του Φορέα.

Σε αυτή τη φάση πρέπει να ελεγχθούν και (ενδεχομένως) να αντιμετωπιστούν όλοι οι κίνδυνοι που έχουν προβλεφθεί από το στάδιο του προγραμματισμού. Αναφερόμαστε δηλαδή στη συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των μελών της ομάδας έργου για την εξακρίβωση και διόρθωση τυχών αποκλίσεων από τους στόχους του παραδοτέου.

Στάδιο 5 – Λήξη του Έργου

Στο στάδιο αυτό, το έργο της μετάπτωσης επισήμως τερματίζει. Περιλαμβάνει μια σειρά από σημαντικά καθήκοντα όπως είναι η πραγματοποίηση της παράδοσης (παραδοτέο), την αποδέσμευση των πόρων, την ανταμοιβή και την αναγνώριση στα μέλη της ομάδας και επίσημη διακοπή συμβολαίων των αναδόχων έργου σε περίπτωση που απασχολούνται στο έργο.

3.3 Ανθρώπινοι Πόροι

Ο κρισιμότερος παράγοντας επιτυχίας κάθε εγχειρήματος είναι το είδος και η ποιότητα των ανθρώπων που εμπλέκονται σε αυτό καθώς και ο αποτελεσματικός συντονισμός τους μέσω των σαφώς καθορισμένων αρμοδιοτήτων και των ξεκάθαρων υποχρεώσεων τους ως προς το τελικό παραδοτέο. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η αποτελεσματικότητα της ομάδας εργασίας και η αρμονική μετάβαση του Φορέα στο νέο περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ.

3.3.1 Τύποι εργασίας

Πριν προχωρήσουμε στην αναλυτική παρουσίαση των μελών μιας ενδεικτικής ομάδας εργασίας για ένα έργο μετάπτωσης οφείλουμε να διακρίνουμε τις έννοιες της απασχόλησης καθώς και των τύπων και ειδών της εργασίας.

Ως απασχόληση ορίζουμε τη συνολική προσπάθεια που απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας. Στο συγκεκριμένο έργο η απασχόληση μετράται σε ανθρωποώρες. Με τον όδο «διάρκεια εργασίας» αναφερόμαστε στο χρονικό διάστημα που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το κάθε στάδιο ενώ οι «μονάδες πόρων» αναφέρονται στη σχετική απασχόληση του κάθε πόρου στο κάθε στάδιο. Ειδικότερα, ο τύπος του χρονοπρογραμματισμού είναι:

Απασχόληση[^11] = Διάρκεια Εργασίας Χ Μονάδες Πόρων

Το είδος εργασίας προσδιορίζει ποια από τις τρεις τιμές του τύπου του χρονοπρογραμματισμού θα παραμείνει σταθερή, αν αλλάξουν οι άλλες δύο:

Εργασίες Σταθερής διάρκειας

Σε περίπτωση που θεωρήσουμε μία εργασία ως «εργασία σταθερής διάρκειας», στην ουσία κρατάμε σταθερή τη διάρκεια της, ανεξάρτητα από κάθε αλλαγή στις μονάδες ανάθεσης πόρων ή στην απασχόληση. Η πλειοψηφία των εργασιών του έργου «Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ» είναι σταθερής διάρκειας.

Εργασίες Σταθερής Διάρκειας εξαρτώμενες από την προσπάθεια

Η ανάθεση πρόσθετων πόρων σε μια εργασία σταθερών μονάδων καθοδηγούμενη μέσω προσπάθειας (effort driven), για παράδειγμα, σημαίνει ότι κάθε πόρος θα δεσμεύεται σε μικρότερο ποσοστό και συνεπώς μειώνει τη διάρκεια της εργασίας και αντίστροφα. Οι εργασίες του Σταδίου 4 «Εκτέλεση του Έργου – Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ» είναι εργασίες σταθερής διάρκειας αλλά εξαρτώμενες από την προσπάθεια και ανάλογης των σταθμών εργασίας που πρόκειται να γίνει η μετάπτωση.

Εργασίες Σταθερών Πόρων

Σε περίπτωση που θεωρήσουμε μία εργασία ως «εργασία σταθερών μονάδων πόρων» ο αριθμός των ανατεθειμένων μονάδων παραμένει σταθερός, ανεξάρτητα από τις αλλαγές στη διάρκεια ή την απασχόληση της.

Εργασίες Σταθερών Πόρων εξαρτώμενες από την προσπάθεια

Οι διάρκειες της εργασίας και του έργου, μειώνονται με την πρόσθεση νέων πόρων και αυξάνονται με την αφαίρεση αυτών.

Εργασίες Σταθερής Απασχόλησης

Σε περίπτωση που θεωρήσουμε μία εργασία ως «εργασία σταθερής απασχόλησης» η απασχόληση παραμένει σταθερή, ανεξάρτητα από τις αλλαγές στη διάρκεια ή στην ανάθεση μονάδων πόρων σε αυτήν.

3.3.2 Ομάδα Εργασίας

Υπεύθυνος Έργου

Ο υπεύθυνος έργου (project manager) είναι ο υπεύθυνος για την ομαλή εκτέλεση του έργου, τον προγραμματισμό του και την ανάθεση των πόρων στα επιμέρους στάδια. Στην ουσία είναι αυτός που έχει την ευθύνη για το παραδοτέο και καλείται να επιλύει ζητήματα που ενδέχεται να προκύψουν στην ομάδα εργασίας. Δεν χρειάζεται να έχει ειδικές γνώσεις στον τομέα της πληροφορικής ή του ελεύθερου λογισμικού αλλά απαιτείται η στοιχειώδης έστω γνώση του αντικειμένου ενώ είναι απαραίτητη η ικανότητα διαχείρισης προσωπικού και η δυνατότητα διαχείρισης συγκρούσεων.

Η επιλογή του θα είναι πάντα μέσα από τον Φορέα και μπορεί να κάνει και άλλες εργασίες μιας και δεν απαιτείται η φυσική παρουσία του σε όλα τα στάδια της μετάπτωσης. Προφανώς είναι απαραίτητός σε όλα τα επίπεδα μετάπτωσης.

Μηχανικός Η/Υ

Είναι ο άνθρωπος που έχει την ευθύνη για τη μετάπτωση στο νέο περιβάλλον. Με βάση τους σταθμούς εργασίας, το λογισμικό, τους servers, τις εφαρμογές και τα δίκτυα του φορέα θα επιλέξει τον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η μετάπτωση (remote profile ή non-remote profile) και, σε συνεργασία με τον τεχνικό Η/Υ, θα βρει λύσεις για τα όποια προβλήματα προκύψουν κατά τη μετάπτωση.

Επειδή απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις διαχείρισης συστημάτων λογισμικού και δικτύων καθώς και γνώσης ανάλυσης/προγραμματισμού μπορεί και να μην προέρχεται από τον Φορέα μετάπτωσης. Η συνεργασία του όμως με τον τεχνικό Δικτύων του Φορέα θα είναι πολύ στενή όπως και με τους ειδικούς για τον Data-base server και τον web server (ανάλογα με το βαθμό μετάπτωσης που έχει επιλεχθεί).

Τέλος, μιας και ο Μηχανικός Η/Υ είναι αυτός που θα επιλέξει το τελικό επίπεδο μετάπτωσης και θα εκτελέσει τη μετάπτωση αυτή είναι απαραίτητος για κάθε επίπεδο μετάπτωσης (μετάπτωση επιπέδου 1, 2, 3 και 4)

Τεχνικός Η/Υ

Είναι ο άνθρωπος που γνωρίζει τεχνικά το περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί ο Φορέας και θα ήταν επιθυμητό να προέρχεται από αυτόν. Έχει την ευθύνη της καταγραφής των σταθμών εργασίας, των λειτουργικών συστημάτων του Φορέα, της αναλυτικής παρουσίασης της δικτύωσης του (σε δίκτυα και υπο-δίκτυα) καθώς και του περιφερειακού εξοπλισμού (εκτυπωτές, σαρωτές κλπ). Επίσης, αυτός έχει δικαίωμα πρόσβασης (administrator) σε όλα τα δίκτυα του Φορέα ή έρχεται σε επικοινωνία με όσους έχουν τα δικαιώματα αυτά. Τέλος, στην ευθύνη του είναι η οριστικοποίησης των λειτουργικών προδιαγραφών της μετάπτωσης.

Η συνεργασία του με το Μηχανικό Η/Υ είναι ιδιαίτερα στενή μιας και από κοινού καλούνται να συνεργαστούν τόσο στο κομμάτι της επιλογής της μεθόδου μετάπτωσης, όσο και στην αντιμετώπιση των ενδεχόμενων προβλημάτων. Το πλεονέκτημα του να ανήκει στον Φορέα που θα κάνει τη μετάπτωση έγκειται στο γεγονός ότι αυτός (μαζί με τους βοηθούς του) θα αντιμετωπίζει τα όποια προβλήματα και μετά το τέλος του έργου και η συμμετοχή του στην ομάδα εργασίας της μετάπτωσης σε ΕΛ/ΛΑΚ θα του δώσει μεγαλύτερη ευχέρεια και εξειδίκευση στο ανοιχτό αυτό περιβάλλον.

Επιθυμητό χαρακτηριστικό του (κάτι που αν δεν το έχει καλό είναι να έχει έναν βοηθό ικανό να το κάνει) είναι η ικανότητα της καταγραφής (documentation) των διαδικασιών. Η καταγραφή αυτή θα βοηθήσει στη δημιουργία οδηγών (manuals) για την ορθή και αποτελεσματική χρήση του ΕΛ/ΛΑΚ. Φυσικά, όπου κρίνεται απαραίτητο και ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού που θα κάνει τη μετάπτωση, μπορεί να έχουμε πάνω από έναν τεχνικό Η/Υ.

Τέλος, η συμμετοχή του Τεχνικού Η/Υ είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης επιπέδου 1 και 2, ενώ στα υπόλοιπα δεν απαιτείται η ενεργός συμμετοχή του.

Τεχνικός Δικτύου

Ο τεχνικός Δικτύου είναι υπεύθυνος για την καλή λειτουργία του δικτύου κυρίως σε θέματα δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών, τα username, τα passwords, το active directory klp. Ανάλογα με μέθοδο που θα γίνει η μετάπτωση (remotely ή όχι) η συνεισφορά του είναι ιδιαίτερα σημαντική για την πρόσβαση στα τερματικά των σταθμών εργασίας και την ταχύτερη μετάβαση στο ΕΛ/ΛΑΚ.

Για πολλούς Φορείς, ο τεχνικός δικτύου με τον τεχνικό Η/Υ ταυτίζονται ενώ η συνεργασία του με τον Μηχανικό Η/Υ θα είναι στενή στο στάδιο του προγραμματισμού της μετάπτωσης. Σημαντική είναι επίσης η συνεισφορά του στην ίδια τη μετάπτωση από τη μετάπτωση του επιπέδου 2 και έπειτα καθώς θα αναλάβει τη μετάπτωση του λογισμικού των Servers σε ΕΛ/ΛΑΚ και θα ελέγξει την ορθή λειτουργία τους (με τη βοήθεια τόσο των βοηθών του Μηχανικού Η/Υ όσο και των βοηθών του Τεχνικού Η/Υ).

Τέλος, η συμμετοχή του Τεχνικού Δικτύου είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης επιπέδου 1 και 2, ενώ στα υπόλοιπα δεν απαιτείται η ενεργός συμμετοχή του.

Ειδικός για τον Data-Base server

Ο ειδικός της Βάσης Δεδομένων είναι υπεύθυνος για τη λειτουργία και τη διαχείριση του τρόπου με τον οποίο γίνεται η αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών εγγράφων του οργανισμού. Κατά τη διάρκεια της μετάπτωσης ένα μεγάλο πλήθος ηλεκτρονικών αρχείων πρέπει να αποθηκευτούν (backup) με τέτοιο τρόπο ώστε να μη διαταραχτεί η λειτουργία του οργανισμού. Αντίστοιχα, κάθε εργαζόμενος του Φορέα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να αποθηκεύσει τα ηλεκτρονικά αρχεία του σε ασφαλές σημείο χωρίς τον κίνδυνο να τα απολέσει μετά τη μετάπτωση.

Προτείνεται λοιπόν η ανάθεση στον ειδικό του Data-Base server της οργάνωσης και αποθήκευσης των αρχείων του κάθε σταθμού εργασίας. Αντίστοιχα, οι εργαζόμενοι σε αυτόν θα πρέπει να μεριμνήσουν ώστε τα βασικά προσωπικά αρχεία τους να παραμείνουν αποθηκευμένα σε εξωτερικούς δίσκους κατά τη φάση της μετάπτωσης για την εξάλειψη του κινδύνου καταστροφής τους.

Σε περίπτωση που ο Φορέας δεν έχει Κεντρική Βάση Δεδομένων (άρα ούτε και ειδικό για τη χρήση και λειτουργία της) τότε ο τεχνικός δικτύου μαζί με τους υπαλλήλους του Φορέα θα αναλάβουν την υποχρέωση να προστατέψουν το ηλεκτρονικό αρχείο του Οργανισμού. Αντίστοιχα, η μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ θα αποτελέσει ευκαιρία δημιουργίας ενός κεντρικού data-base server ο οποίος στη συνέχεια θα λειτουργεί υπό την ευθύνη του Τεχνικού Δικτύων.

Τέλος, η συμμετοχή του Ειδικού για τη Βάση Δεδομένων είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης επιπέδου 2 και 3, ενώ στα υπόλοιπα δεν απαιτείται η ενεργός συμμετοχή του.

Ειδικός web-server και e-mail

Στην περίπτωση και πάλι που προτιμηθεί μια μετάπτωση υψηλού επιπέδου είναι απαραίτητος και ένας ειδικός για τη διαχείριση της ιστοσελίδας και κυρίως για τα e-mail των εργαζομένων του Φορέα. Η συνεργασία του με τον Μηχανικό Η/Υ θα είναι στενή στο στάδιο του προγραμματισμού της μετάπτωσης όσο και στη συνέχεια για τη δημιουργία ενός δοκιμαστικού περιβάλλοντος και στη συνέχεια του τελικού παραδοτέου.

Τέλος, η συμμετοχή του Ειδικού για τον web-server και το e-mail είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης επιπέδου 2 και 3, ενώ στα υπόλοιπα δεν απαιτείται η ενεργός συμμετοχή του.

Εκπαιδευτής

Είναι το άτομο που θα σχεδιάσει και θα υλοποιήσει το πρόγραμμα επιμόρφωσης των ανθρώπινων πόρων του Φορέα ώστε να ελαχιστοποιηθούν οι αστοχίες και τα λάθη λόγω της μη ορθής χρήσης του ΕΛ/ΛΑΚ. Απαιτείται να έχει εξειδικευμένες γνώσεις πληροφορικής και να έχει και εμπειρία σε ΕΛ/ΛΑΚ ώστε να οργανώσει το ανάλογο πρόγραμμα επιμόρφωσης για τους εργαζόμενους. Η συνεργασία του τόσο με τον Υπεύθυνο του Έργου όσο και με τον Μηχανικό Η/Υ είναι στενή στο στάδιο της προετοιμασίας και της εκτέλεσης των επιμορφώσεων.

Η εκπαίδευση χωρίζεται σε δύο στάδια: Μία προκαταρκτική εκπαίδευσή όπου όλοι οι εργαζόμενοι του Φορέα θα έχουν την πρώτη τους επαφή με ελεύθερο λογισμικό (η οποία μπορεί να γίνει είτε με φυσικό τρόπο είτε μέσω ενός διαδικτυακού μαθήματος) και μία αφού ολοκληρωθεί η μετάπτωση όπου οι εργαζόμενοι θα μπορούν να χειρίζονται το νέο τους λογισμικό. Ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων του Φορέα ο εκπαιδευτής θα έχει βοηθούς (εκπαιδευτές) για την καλύτερη οργάνωση και εκτέλεση της εκπαιδευτικής διαδικασίας.

Προφανώς σε μορφή διαδικτυακού μαθήματος δεν χρειάζεται κάποια χρονική δέσμευση ενώ το υλικό μπορεί να είναι κοινό για μεγάλο αριθμό υπαλλήλων. Σε απαιτήσεις φυσικής παρουσίας ο Εκπαιδευτής μπορεί να μην έχει άμεση επαφή με τον Φορέα ακόμα και να μην είναι φυσικό πρόσωπο, να αναλάβει δηλαδή την εκπαιδευτική διαδικασία κάποιος εκπαιδευτικός φορέας ειδικός στα ζητήματα ΕΛ/ΛΑΚ.

Τέλος, η συμμετοχή του Εκπαιδευτή είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης επιπέδου 1 και 2, ενώ στο επίπεδο μετάπτωσης 3 απαιτούνται πιο εξειδικευμένη και προσωποποιημένη επιμόρφωση.

Βοηθός Μηχανικού Η/Υ

Οι βοηθοί του Μηχανικού Η/Υ αναλαμβάνουν με τη φυσική παρουσία τους την μετάπτωση και τον έλεγχο επιτυχούς μετάπτωσης του κάθε σταθμού εργασίας. Κάνοντας την υπόθεση ότι ο κάθε υπολογιστής θα απαιτηθεί να ελεγχθεί με τη φυσική παρουσία κάποιου ειδικού, οι βοηθοί του Μηχανικού Η/Υ αναλαμβάνουν την τυποποιημένη διαδικασία μετάπτωσης, την επίσης τυποποιημένη διαδικασία ελέγχου σύμφωνα με τις οδηγίες που τους έχουν δοθεί.

Στο στάδιο της Μετάπτωσης (ασχέτως του αν αυτή γίνει remotely ή όχι), κάνε σταθμός εργασίας θα ελεγχθεί από έναν βοηθό ως προς την ομαλή εγκατάσταση και λειτουργία του ΕΛ/ΛΑΚ. Ο εκτιμώμενος μέσος χρόνος εργασίας θα είναι 10 λεπτά ανά σταθμό. Κοινώς, ο κάθε βοηθός μπορεί να ασχοληθεί τουλάχιστον με 30 σταθμούς εργασίας σε μία τυπική εργάσιμη ημέρα (με max τους 48 υπολογιστές).

Τέλος, μιας και ο Μηχανικός Η/Υ είναι απαραίτητος για κάθε επίπεδο μετάπτωσης (μετάπτωση επιπέδου 1, 2, 3 και 4), το ίδιο ισχύει και για τον (τους) βοηθό (βοηθούς) του.

Βοηθός Τεχνικού Η/Υ

Οι βοηθοί του Τεχνικού Η/Υ αναλαμβάνουν με τη φυσική παρουσία τους την καταγραφή των σταθμών εργασίας και των λειτουργικών συστημάτων του Φορέα καθώς και της καταγραφής του τρόπου επικοινωνίας των σταθμών εργασίας (σε δίκτυα και υπο-δίκτυα). Κατά το στάδιο της μετάπτωσης θα είναι χρήσιμο να παραμείνουν στο έργο ώστε να αποκτήσουν και την ανάλογη εμπειρία στο ΕΛ/ΛΑΚ και να βοηθούν στην αντιμετώπιση προβλημάτων που μπορεί να ανακύψουν σε επίπεδο υλικού (hardware).

Στο στάδιο της Μετάπτωσης (ασχέτως του αν αυτή γίνει remotely ή όχι), κάνε σταθμός εργασίας θα ελεγχθεί από έναν βοηθό ως προς την ομαλή λειτουργία του ΕΛ/ΛΑΚ με το υποστηρικτικό περιφερειακό υλικό και τη διασύνδεση του. Ο εκτιμώμενος μέσος χρόνος εργασίας θα είναι 15 λεπτά ανά σταθμό. Κοινώς, ο κάθε βοηθός μπορεί να ασχοληθεί τουλάχιστον με 21 σταθμούς εργασίας σε μία τυπική εργάσιμη ημέρα (με max τους 32 υπολογιστές).

Τέλος, μιας και ο Τεχνικός Η/Υ είναι απαραίτητος για τα επίπεδα μετάπτωσης 1 και 2, το ίδιο ισχύει και για τον (τους) βοηθό (βοηθούς) του.

Βοηθός Εκπαιδευτή

Οι βοηθοί του εκπαιδευτή είναι στην ουσία τα άτομα που θα αναλάβουν να εκτελέσουν το πρόγραμμα εκμάθησης όταν αυτό απαιτεί τη φυσική παρουσία των υπαλλήλων του φορέα και ο αριθμός τους είναι τέτοιος (μεγαλύτερος των 15-20 ατόμων) ώστε ο ίδιος ο εκπαιδευτής να αδυνατεί να έχει την εποπτεία τους. Οι ίδιοι οι βοηθοί/εκπαιδευτές οφείλουν να έχουν τις απαραίτητες γνώσεις πάνω στα ζητήματα του ανοιχτού λογισμικού καθώς και την ικανότητα να μεταδώσουν τη γνώση αυτή σε τρίτους.

Τέλος, μιας και η συμμετοχή του Εκπαιδευτή είναι απαραίτητη κυρίως στα επίπεδα μετάπτωσης των επιπέδων 1 και 2 το ίδιο ισχύει και για τον (τους) βοηθό (βοηθούς) του.

3.4 Χρονοπρογραμματισμός και Αντιστοίχιση Ανθρώπινων πόρων

Ανάλογα με το βαθμό παρέμβασης στον Φορέα έχουμε και τον ανάλογο χρονοπρογραμματισμό. Αναλυτικότερα:

3.4.1 Μετάπτωση Επιπέδου 1


Στάδια Περιγραφή Χρόνος Πόροι


Στάδιο 1 Έναρξη έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

Στάδιο 2 Προγραμματισμός έργου 12 ημέρες

         2.1 Διαμόρφωση Ομάδας Εργασίας                                         2 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

         2.2 Καταγραφή Υπάρχουσας Κατάστασης                                    5 ημέρες                  Τεχνικός Η/Υ

                                                                                (μετά το 2.1)             Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

         2.3 Δημιουργία Learning Lab                                            5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μαζί με 2.2)             Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Εκπαιδευτής

         2.4 Εκτίμηση Κινδύνων                                                  5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μετά τα 2.2 & 2.3)       Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

         2.5 Τελική Επιλογή Βαθμού Μετάπτωσης                                   5 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

                                                                                (μαζί με 2.4)             Μηχανικός Η/Υ

         2.6 Επιλογή Τρόπου Μετάπτωσης                                          5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μαζί με 2.4)             Τεχνικός Η/Υ

Στάδιο 3 Εκπαίδευση Προσωπικού 10 ημέρες

         3.1 Ενημέρωση προσωπικού για αποθήκευση αρχείων εργασίας               5 ημέρες                  Βοηθός Εκπαιδευτή

                                                                                (μετά τα 2.5 & 2.6)

         3.2 Σεμινάρια/Εκπαίδευση σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ                          10 ημέρες                 Εκπαιδευτής

                                                                                (μαζί με 3.1)             Βοηθός Εκπαιδευτή

Στάδιο 4 Εκτέλεση Έργου-Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ 10 ημέρες

         4.1 Δοκιμές/ Δοκιμαστικό περιβάλλον σε ΕΛ/ΛΑΚ μέσω του Learning Lab.   5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                **(ΜΑΖΙ με 3.1)**         Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

         4.2 Τελική Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ                                         5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μετά το 4.1)             Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

Στάδιο 5 Περίοδος Προσαρμογής / Ελέγχου 20 ημέρες

         5.1 Επαλήθευση                                                         10 ημέρες                 Υπεύθυνος Έργου

         Έλεγχος                                                                                          Μηχανικός Η/Υ

         Παρακολούθηση Έργου                                                                              Τεχνικός Η/Υ

         5.2 Εκπαίδευση προσωπικού στο νέο περιβάλλον εργασίας                  10 ημέρες                 Εκπαιδευτής

                                                                                (μαζί με το 5.1)          Βοηθός Εκπαιδευτή

         5.3 Αντιμετώπιση Προβλημάτων                                           10 ημέρες                 Τεχνικός Η/Υ

                                                                                (μετά τα 5.1 & 5.2)       Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

Στάδιο 6 Λήξη Έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

         **ΣΥΝΟΛΟ:**                                                            **42 Εργάσιμες Ημέρες**

Βασικό εργαλείο της Διοίκησης Έργων είναι και οι γραφικές απεικονίσεις σε διάγραμμα όλου το σχεδίου δράσης του εκάστοτε έργου.To διάγραμμα Gantt των διαδικασιών για μία υποθετική ημερομηνία έναρξης για την 1^η^ Φεβρουαρίου 2016 έχει ως ακολούθως:

Παρατηρούμε ότι το έργο μετάπτωσης σε ΕΛ/ΛΑΚ της πρώτης βαθμίδας απαιτεί δέσμευση ανθρώπινων πόρων και διαρκεί 42 εργάσιμες ημέρες (πρακτικά 2 περίπου ημερολογιακούς μήνες). Η κρίσιμη διαδρομή εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα. Παρατηρώντας το διάγραμμα βλέπουμε ποια στάδια ταυτίζονται (Στάδια 3 και 4) καθώς και τις επιμέρους ενέργειες του κάθε σταδίου που είτε γίνονται η μία μετά την άλλη, είτε η μία πραγματοποιείται μαζί με την άλλη.

3.4.2 Μετάπτωση Επιπέδου 2


Στάδια Περιγραφή Χρόνος Πόροι


Στάδιο 1 Έναρξη έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

Στάδιο 2 Προγραμματισμός έργου 12 ημέρες

         2.1 Διαμόρφωση Ομάδας Εργασίας                                         2 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

         2.2 Καταγραφή Υπάρχουσας Κατάστασης                                    5 ημέρες                  Τεχνικός Η/Υ

                                                                                (μετά το 2.1)             Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

         2.3 Δημιουργία Learning Lab                                            5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μαζί με 2.2)             Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Εκπαιδευτής

         2.4 Εκτίμηση Κινδύνων                                                  5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μετά τα 2.2 & 2.3)       Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Ειδικός data-base

         2.5 Τελική Επιλογή Βαθμού Μετάπτωσης                                   5 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

                                                                                (μαζί με 2.4)             Μηχανικός Η/Υ

         2.6 Επιλογή Τρόπου Μετάπτωσης                                          5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μαζί με 2.4)             Τεχνικός Η/Υ

Στάδιο 3 Εκπαίδευση Προσωπικού 10 ημέρες

         3.1 Ενημέρωση προσωπικού για αποθήκευση αρχείων εργασίας               5 ημέρες                  Βοηθός Εκπαιδευτή

                                                                                (μετά τα 2.5 & 2.6)

         3.2 Σεμινάρια/Εκπαίδευση σε περιβάλλον ΕΛ/ΛΑΚ                          10 ημέρες                 Εκπαιδευτής

                                                                                (μαζί με 3.1)             Βοηθός Εκπαιδευτή

Στάδιο 4 Εκτέλεση Έργου-Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ 10 ημέρες

         4.1 Δοκιμές/ Δοκιμαστικό περιβάλλον σε ΕΛ/ΛΑΚ μέσω του Learning Lab.   5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                **(ΜΑΖΙ με 3.1)**         Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Ειδικός data-base

                                                                                                          Ειδικός web/e-mail

                                                                                                          Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

         4.2 Τελική Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ                                         5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                (μετά το 4.1)             Τεχνικός Η/Υ

                                                                                                          Τεχνικός Δικτύου

                                                                                                          Ειδικός data-base

                                                                                                          Ειδικός web/e-mail

                                                                                                          Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

Στάδιο 5 Περίοδος Προσαρμογής / Ελέγχου 20 ημέρες

         5.1 Επαλήθευση                                                         10 ημέρες                 Υπεύθυνος Έργου

         Έλεγχος                                                                                          Μηχανικός Η/Υ

         Παρακολούθηση Έργου                                                                              Ειδικός data-base

                                                                                                          Ειδικός web/e-mail

                                                                                                          Τεχνικός Η/Υ

         5.2 Εκπαίδευση προσωπικού στο νέο περιβάλλον εργασίας                  10 ημέρες                 Εκπαιδευτής

                                                                                (μαζί με το 5.1)          Βοηθός Εκπαιδευτή

         5.3 Αντιμετώπιση Προβλημάτων                                           10 ημέρες                 Τεχνικός Η/Υ

                                                                                (μετά τα 5.1 & 5.2)       Βοηθός Μηχανικού

                                                                                                          Βοηθός Τεχνικού

Στάδιο 6 Λήξη Έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

         **ΣΥΝΟΛΟ:**                                                            **42 Εργάσιμες Ημέρες**

To διάγραμμα Gantt των διαδικασιών για μία υποθετική ημερομηνία έναρξης για την 1^η^ Φεβρουαρίου 2016 έχει ως ακολούθως:

Παρατηρούμε δηλαδή ότι το έργο μετάπτωσης σε ΕΛ/ΛΑΚ της πρώτης βαθμίδας απαιτεί δέσμευση ανθρώπινων πόρων και διαρκεί 42 εργάσιμες ημέρες (πρακτικά 2 περίπου ημερολογιακούς μήνες). Η κρίσιμη διαδρομή εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα.

3.4.3 Μετάπτωση Επιπέδου 3


Στάδια Περιγραφή Χρόνος Πόροι


Στάδιο 1 Έναρξη έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

Στάδιο 2 Προγραμματισμός έργου 12 ημέρες

         2.1 Διαμόρφωση Ομάδας Εργασίας                               2 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

         2.2 Αποτύπωση Υπάρχουσας Κατάστασης                          5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 2.1)

         2.3 Εκτίμηση Κινδύνων                                        5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 2.2)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

         2.4 Τελική Επιλογή Βαθμού Μετάπτωσης                         5 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

                                                                      (μαζί με 2.3)             Μηχανικός Η/Υ

         2.5 Επιλογή Τρόπου Μετάπτωσης                                5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μαζί με 2.4)

Στάδιο 3 Εκτέλεση Έργου-Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ 10 ημέρες

         3.1 Δοκιμές/ Δοκιμαστικό περιβάλλον μέσω του Learning Lab.   5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                                Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

         3.2 Τελική Μετάπτωση                                         5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 3.1)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

Στάδιο 4 Περίοδος Προσαρμογής / Ελέγχου 20 ημέρες

         4.1 Επαλήθευση                                               10 ημέρες                 Υπεύθυνος Έργου

         Έλεγχος                                                                                Μηχανικός Η/Υ

         Παρακολούθηση Έργου                                                                    Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

         4.2 Αντιμετώπιση Προβλημάτων                                 10 ημέρες                 Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 4.1)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

Στάδιο 5 Λήξη Έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

         **ΣΥΝΟΛΟ:**                                                  **42 Εργάσιμες Ημέρες**

3.4.4 Μετάπτωση Επιπέδου 4


Στάδια Περιγραφή Χρόνος Πόροι


Στάδιο 1 Έναρξη έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

Στάδιο 2 Προγραμματισμός έργου 12 ημέρες

         2.1 Διαμόρφωση Ομάδας Εργασίας                               2 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

         2.2 Αποτύπωση Υπάρχουσας Κατάστασης                          5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 2.1)

         2.3 Εκτίμηση Κινδύνων                                        5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 2.2)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

         2.4 Τελική Επιλογή Βαθμού Μετάπτωσης                         5 ημέρες                  Υπεύθυνος Έργου

                                                                      (μαζί με 2.3)             Μηχανικός Η/Υ

         2.5 Επιλογή Τρόπου Μετάπτωσης                                5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μαζί με 2.4)

Στάδιο 3 Εκτέλεση Έργου-Μετάπτωση σε ΕΛ/ΛΑΚ 10 ημέρες

         3.1 Δοκιμές/ Δοκιμαστικό περιβάλλον μέσω του Learning Lab.   5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                                                Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

         3.2 Τελική Μετάπτωση                                         5 ημέρες                  Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 3.1)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

Στάδιο 4 Περίοδος Προσαρμογής / Ελέγχου 20 ημέρες

         4.1 Επαλήθευση                                               10 ημέρες                 Υπεύθυνος Έργου

         Έλεγχος                                                                                Μηχανικός Η/Υ

         Παρακολούθηση Έργου                                                                    Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

         4.2 Αντιμετώπιση Προβλημάτων                                 10 ημέρες                 Μηχανικός Η/Υ

                                                                      (μετά το 4.1)             Ειδικός data-base

                                                                                                Ειδικός web/e-mail

                                                                                                Βοηθός Μηχανικού

Στάδιο 5 Λήξη Έργου 0 ημέρες Υπεύθυνος Έργου

         **ΣΥΝΟΛΟ:**                                                  **42 Εργάσιμες Ημέρες**


Πίσω στην αρχική σελίδα της Διαβούλευσης

Leave a Comment