Spreadsheet

Για λόγους ευκολίας έχει αναπτυχθεί ένα βοηθητικό εργαλείο (spreadsheet) που μπορεί να δίνει μία πρώτη εκτίμηση στον εκάστοτε Φορέα για τους πόρους και την ποσότητα της ανθρωποπροσπάθειας που θα απαιτηθεί προκειμένου να εκτελέσει το Έργο της μετάπτωσης. Ο υπεύθυνος του Έργου μπορεί, τροφοδοτώντας το spreadsheet με στοιχεία σχετικά με τον Φορέα του (επίπεδο μετάπτωσης, αριθμός εργαζομένων/σταθμών εργασίας κλπ) να πάρει μία εκτίμηση σχετικά με τον αριθμό των ανθρώπινων πόρων που θα απαιτηθούν και τις ανθρωποώρες εργασίας που θα χρειαστούν.

Το spreadsheet αναφέρεται μόνο στα επίπεδα μετάπτωσης 1 και 2 που οι ενέργειες και οι διαδικασίας είναι πιο τυποποιημένες και μπορεί να υπάρξει μια πιο ασφαλής εκτίμηση του χρόνου και του κόστους τους. Μέσω του αριθμού των ανθρώπινων πόρων που θα απαιτηθούν μπορεί να υπάρξει εκτίμηση και για το λογιστικό και οικονομικό (λογιστικό + εναλλακτικό) κόστος της μετάπτωσης ανάλογα με τις αμοιβές τους.

4.1 Υποθέσεις

Για τη δημιουργία του spreadsheet έχουν γίνει μια σειρά από υποθέσεις που μπορούν να μας διευκολύνουν στην εκτίμηση του μεγέθους της ομάδας εργασίας και των ανθρωποωρών απασχόλησής τους. Προφανώς μπορούν να υπάρξουν διαφοροποιήσεις ανάλογα με τον κάθε φορέα μετάπτωσης αλλά αυτό δεν θα πρέπει να αποτελεί εμπόδιο στην παρούσα ανάλυση μιας και κάθε εκτίμηση αποτελεί περισσότερο ένα μέτρο σύγκρισης και απόκλισης παρά μία άκαμπτη οδηγία.

Έτσι λοιπόν, και στο μέτρο του δυνατού υποθέτουμε:

Ανάλογα με το Επίπεδο Μετάπτωσης και τους Σταθμούς Εργασίας, η κύρια μεταβλητή που αλλάζει θα είναι αυτή των βοηθών του Μηχανικού Η/Υ και του Τεχνικού Η/Υ.
Οι βοηθοί του Εκπαιδευτή απαιτούνται μόνο όπου υπάρχει επιμόρφωση σε φυσική μορφή.
Ανάλογα με το επίπεδο δικτύωσης κάθε βοηθός Μηχανικού Η/Υ μπορεί ανά ημέρα να ασχοληθεί πλήρως με διαφορετικό αριθμό Η/Υ. αναλυτικότερα:
```
                  0%   25%   50%   75%   100%
```
Υπολογιστές ανά ημέρα 10 15 20 25 30
Ανάλογα με το επίπεδο δικτύωσης κάθε βοηθός Τεχνικού Η/Υ μπορεί ανά ημέρα να ασχοληθεί πλήρως με διαφορετικό αριθμό Η/Υ. αναλυτικότερα:
```
                  0%   25%   50%   75%   100%
```
Υπολογιστές ανά ημέρα 5 10 15 20 25
Κάθε βοηθός εκπαιδευτή μπορεί να επιμορφώνει με φυσική μορφή (εργαστήριο) μέχρι 10 άτομα την ημέρα.

4.2 Οδηγίες Χρήσης Spreadsheet

Ο χρήσης με το που ανοίγει το Spreadsheet βλέπει την παρακάτω εικόνα (εικόνα 1):

Εικόνα 1

Βήμα 1

Ο υπεύθυνος του έργου καλείται να επιλέξει επίπεδο μετάπτωσης (εικόνα 2):

Εικόνα 2

Βήμα 2

Στη συνέχεια πρέπει να εισάγει τον αριθμό των σταθμών εργασίας του Φορέα ανάλογα με τον αριθμό των Η/Υ που θέλει να κάνει τη μετάπτωση (Εικόνα 3). Στο πεδίο αυτό μπορούν φυσικά να μπουν μόνο ακέραιοι θετικοί αριθμοί.

Εικόνα 3

Βήμα 3

Μετά πρέπει να επιλεγεί το Επίπεδο Δικτύωσης του Φορέα. Έχουν επιλεγεί πέντε (5 κλίμακες) από 0% ως 100% και είναι στην ευχέρεια του Υπεύθυνου Έργου να θεωρήσει πόσοι σταθμοί εργασίας του επικοινωνούν μέσω δικτύου μεταξύ τους (εικόνα 4).

Εικόνα 4

Η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική γιατί προσδιορίζει και τον τρόπο μετάπτωσης και τον απαιτούμενο αριθμό ατόμων. Αν για παράδειγμα το 100% των σταθμών εργασίας επικοινωνούν μέσω ενός τοπικού δικτύου τότε και ο χρόνος της μετάπτωσης μειώνεται και ο τελικός φυσικός έλεγχος των συστημάτων είναι πολύ γρήγορος, άρα και ο απαιτούμενος αριθμός των ατόμων που θα κάνουν τη φυσική μετάπτωση και έλεγχο ελαχιστοποιείται.

Βήμα 4

Τέλος, ο Project Manager θα επιλέξει τον τρόπο επιμόρφωσης του προσωπικού του Φορέα του. Στην εικόνα 5 βλέπουμε τις τέσσερις (4) επιλογές («Καμία Επιμόρφωση», «Distance Learning», «Σε Εργαστήριο» και «Distance Learning & Εργαστήριο»).

Εικόνα 5

Βήμα 5

Στο τελευταίο βήμα μπορούμε να δούμε τις απαιτήσεις σε ανθρωπομονάδες και ανθρωποώρες ανάλογα με τις παραμέτρους που επιλέξαμε στα προηγούμενα βήματα. Για παράδειγμα, στην εικόνα 6 βλέπουμε ότι για το Επίπεδο Μετάπτωσης 1, με 68 σταθμούς εργασίας, με το 50% αυτών να επικοινωνούν σε τοπικό δίκτυο και επιλογή επιμόρφωσης μόνο distance learning έχουμε μία ομάδα εργασίας 7 ατόμων και συνολικά 1347,2 ώρες απασχόλησης.

Εικόνα 6

Η ανάλυση φυσικά μπορεί να είναι διαφορετική. Αν για παράδειγμα ο Τεχνικός Δικτύου ταυτίζεται με τον Τεχνικό Η/Υ τότε η ομάδα μειώνεται σημαντικά και υπάρχει υπεραπασχόληση του Τεχνικού Η/Υ.

5. Πηγές